Деловой этикет: как общаться по электронной почте
Переписка по электронной почте — один из основных способов делового общения. По одному письму можно составить четкое мнение об отправителе. Если вы хотите достичь успеха в бизнесе, научитесь производить положительное впечатление на собеседника.
Никто не хочет решать серьезные вопросы с человеком, чье письмо оформлено безграмотно, фамильярно и не имеет четкой смысловой структуры. Помните: взаимное уважение — основа деловых отношений. Чтобы не оказаться в неприятной ситуации, следуйте этикету электронного общения.
Никто не хочет решать серьезные вопросы с человеком, чье письмо оформлено безграмотно, фамильярно и не имеет четкой смысловой структуры. Помните: взаимное уважение — основа деловых отношений. Чтобы не оказаться в неприятной ситуации, следуйте этикету электронного общения.
Как составлять электронные письма правильно
Свод правил общения по электронной почте сложился в конце XX века, когда практика межличных коммуникаций активно распространилась в интернете. Письма формируют репутацию собеседников, позволяют установить деловые связи и построить крепкие партнерские отношения.
Старинная русская пословица гласит: «Встречают по одежке, а провожают по уму». Мнение о вас складывается исходя из формы и содержания отправленного письма. Если вы хотите, чтобы оно было благоприятным, следуйте нашим советам.
Старинная русская пословица гласит: «Встречают по одежке, а провожают по уму». Мнение о вас складывается исходя из формы и содержания отправленного письма. Если вы хотите, чтобы оно было благоприятным, следуйте нашим советам.
Технические рекомендации
1
Обратите внимание на адрес вашей почты. Не используйте для делового общения ящики с названиями вроде «vasek1990@» или «kirka_super@». Адрес должен быть солидным, при необходимости он может включать название вашей компании. Желательно, чтобы профиль в почтовом ящике был максимально заполнен и присутствовала ваша фотография. Имя и фамилия должны быть реальными, а не вымышленными — это внушает доверие.
2
Внимательно заполняйте все поля в письме. Не ленитесь проверять, верно ли указали адрес получателя и тему сообщения. Вы должны быть уверены, что письмо доставлено по назначению. Убедиться в достоверности отправки можно в разделе ящика «Отправленные».
3
При создании письма сразу прикрепляйте вложения. Многие люди концентрируются на текстовом сообщении и забывают добавить файл. Адресат не получит то, о чем вы заявили в письме, и возникнет неприятная ситуация. Если вы все-таки забыли прикрепить файл, продублируйте письмо и добавьте в его тему особую пометку. Приложения должны быть без вирусов. Позаботьтесь о своей репутации.
4
В графе «Тема письма» укажите основной тезис вашего сообщения. Он должен передавать главную мысль текста, быть кратким и емким. Тема определяет судьбу письма. Сообщение прочтут целиком, если она сформулирована максимально конкретно. Будьте убедительны.
5
Указывайте адрес получателя только перед отправкой. Велик риск отослать недописанное письмо. Сначала составьте сообщение, прикрепите вложение, перепроверьте данные и только потом вставьте в адресную строку имя получателя. Лучше перестраховаться, чем исправлять ошибки.
6
Блок «Re:» применяйте для ответа на конкретное сообщение. Функция автоматически скрепляет все письма, отправленные в рамках одной темы. Не пользуйтесь блоком, если обращаетесь к собеседнику по другому поводу. Создайте новое письмо и заново заполните все поля.
Советы по содержанию письма
1
Структурируйте электронные письма и делите их на абзацы. Ваше сообщение должно быть сформулировано просто и доступно, иначе получатель не захочет его читать. Вчитываются в текст единицы, поэтому отделяйте абзацы друг от друга пустой строкой и соблюдайте логику повествования.
2
Придерживайтесь делового тона в общении. В начале письма вежливо поприветствуйте адресата, а в конце добавьте фразу «С уважением» или «С благодарностью». Будьте внимательны к деталям — они влияют на вашу репутацию. Не загружайте письмо лишней, малозначащей информацией. Сведения о вас или компании должны быть доступны по прямым ссылкам. Помимо номера телефона, нелишним будет указать дополнительные контакты. Например, скайп или вайбер. При общении с потенциальным работодателем не забывайте, что будущий коллега может полюбопытствовать, какие у вас интересы в соцсетях. Будьте безупречны в этом плане — профиль должен быть приличным.
3
Всегда помните: краткость — сестра таланта. Небольшие по объему сообщения не отталкивают получателей. Электронные письма рассчитаны на передачу важной и срочной информации. Пишите по существу, тогда ваше сообщение охотно прочитают и быстро на него ответят.
4
Не используйте прописной шрифт и клавишу Caps для строчных букв. Не стоит экспериментировать с цветами. Часто эти приемы не привлекают внимание, а просто вызывают раздражение и неприязнь. Письмо не должно изобиловать яркими красками и картинками — у адресата не должно сложиться впечатление, что он получил рекламную рассылку или спам.
5
Составляйте грамотные сообщения. Если у вас откровенно «хромает» правописание, перед отправкой сообщения обязательно воспользуйтесь корректорскими услугами. Или хотя бы проверьте текст в бесплатном онлайн-сервисе, например, text.ru или advego.ru. Безграмотность обычно всегда расценивается как необразованность.
6
Не передавайте конфиденциальную информацию по электронной почте. Соблюдайте меры предосторожности и никогда не отправляйте персональные данные В Интернете. При отправке ваше письмо может быть перехвачено и использовано против вас.
Универсальные рекомендации
1
В деловой переписке нет места эмоциям, заигрываниям, лести, посторонним разговорам и обсуждениям.
2
Не заваливайте собеседника частыми обращениями — уважайте его и свое время.
3
Своевременно отвечайте на письма. Упустив время, упустите и хорошие возможности для себя.
4
До тех пор пока вы не получили ответа, не отправляйте новых сообщений с той же темой. Скорее всего, ваш собеседник занят или не заинтересован в сотрудничестве. Если хотите поторопить с ответом, позвоните.
Соискателям и работодателям
В наши дни есть множество однотипных трюков, к которым прибегают разного рода мошенники при составлении писем. Поэтому старайтесь не пользоваться психологическими уловками для убеждения. Ваши знания и компетентность не должны выглядеть дешевой рекламой. Особенно это важно при трудоустройстве. Соискателю стоит избегать штампов: «качество гарантирую», «имею огромнейший опыт», «лучший работник» и т. д. Пишите объективно — это уменьшит ответное недоверие.
Совет работодателям: вежливо общайтесь по e-mail со своими подчиненными. Для работника уважение работодателя часто является ключевым мотивом к деятельности. Даже если оплата труда невысокая, внимательное отношение начальства будет способствовать росту трудовой эффективности. Хамское отношение друг к другу, напротив, способно даже самое любимое дело превратить в ненавистную работу. Соблюдайте элементарный этикет, тогда общение по электронной почте будет только способствовать укреплению деловых связей.
Этикет электронного общения — это не просто необходимая формальность, а лучший способ для сохранения вашей безупречной репутации. Соблюдайте «гигиену» общения. В сети вас никто не видит, а потому речь — это визитная карточка, по которой собеседники выстраивают мнение о вас и вашей компании. Будьте вежливы и аккуратны!
Совет работодателям: вежливо общайтесь по e-mail со своими подчиненными. Для работника уважение работодателя часто является ключевым мотивом к деятельности. Даже если оплата труда невысокая, внимательное отношение начальства будет способствовать росту трудовой эффективности. Хамское отношение друг к другу, напротив, способно даже самое любимое дело превратить в ненавистную работу. Соблюдайте элементарный этикет, тогда общение по электронной почте будет только способствовать укреплению деловых связей.
Этикет электронного общения — это не просто необходимая формальность, а лучший способ для сохранения вашей безупречной репутации. Соблюдайте «гигиену» общения. В сети вас никто не видит, а потому речь — это визитная карточка, по которой собеседники выстраивают мнение о вас и вашей компании. Будьте вежливы и аккуратны!
